DepokNews- Program Studi Manajemen Rekod dan Arsip (MRA) Program Pendidikan Vokasi menggagas Pelatihan Pengelolaan Arsip Vital untuk perwakilan dari SMA/SMK di sekitar kampus UI Depok sebagai langkah antisipasi bencana. Pelatihan dilaksanakan di kampus Vokasi UI yang diikuti oleh 42 orang Guru/Tata usaha dari 21 SMA/SMK se-Depok. Jumat (4/10/2019).
Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Apabila hilang atau rusak maka sebuah organisasi berada dalam resiko tinggi ataupun menjadi tidak berfungsi. SMA sebagai organisasi pendidikan juga bergantung pada arsip vital. Salah satunya adalah data rapor siswa yang saat ini menjadi dasar untuk masuk ke perguruan tinggi dari jalur undangan.
Salah satu Dosen Prodi MRA Dyah Safitri menuturkan pengelolaan arsip vital harus menjadi perhatian sekolah SMA/SMK karena harus dijaga dan dikelola dengan baik agar bila sewaktu-waktu terjadi bencana maka sudah ada langkah antisipasi.
” Ada beberapa kegiatan yang dilakukan dalam pelatihan tersebut yaitu pengenalan tentang arsip vital dan hubungannya dengan bencana. Kemudian pengenalan bahan fisik berupa kertas bebas asam (acid free) dan tinta arsip sehingga dokumen fisik dapat awet bertahan hingga puluhan tahun tanpa kerusakan,”katanya.
Selain itu, pelatihan ini juga memerkenalkan terkait alih media arsip vital yaitu dokumen fisik yang dipindah menjadi file komputer berikut dengan praktek penggunaan alat-alat pemindaian yang dapat bermanfaat dalam melakukan alih media. Peserta pelatihan juga mendapatkan pengetahuan tentang deskripsi arsip yang sangat bermanfaat dalam pencarian arsip vital kelak.
“Diharapkan pelatihan ini dapat memberikan manfaat yang luas untuk dukungan keberlangsungan sekolah. Langkah antisipasi menghadapi bencana sangat diperlukan untuk pengelolaan arsip sehingga arsip vital sekolah dapat terjaga dan terselamatkan.” Tutup Dyah.