Gambar. Kunjungan Tim ke SFS Law Office

DepokNews–Program Kemitraan Masyarakat (PKM) berhasil membuat aplikasi penjadwalan klien pada kantor konsultan hukum. Idenya berawal dari kantor konsultan hukum Samsul Fatkhul dan Sapto (SFS), dimana kantor hukum tersebut masih menerapkan proses pengolahan dan pengelolaan data secara manual.

Hal itu disampaikan oleh  Samsul Bahri S.H, pada saat tim PKM mendatangi kantornya yang beralamat di Jl. Poin Mas Raya No. 7 RT 04/ RW 09 Mampang Pancoran Mas Depok, pada tanggal 08 Juli 2020 yang lalu.

Dikatakan Samsul, bahwa dalam kesehariannya proses bisnis yang dilakukan masih secara manual. Komunikasi dengan klien dilakukan melalui telepon, dicatat dalam sebuah buku atau lembaran kertas yang dapat hilang.

“Kalau secara manual, jika klien banyak, sering terjadi salah jadwal atau bentrok jadwal. Data atau dokumen dari klien ditulis dan disimpan dalam map maupun folder. Catatan atau dokumen ini bisa terselip dimana-mana. Pengelolaan data juga dilakukan di laptop. Tidak menutup kemungkinan juga bisa hilang tercuri. Keberadaan kantor konsultan hukum SFS belum dikenal meluas, perlu promosi untuk mengenalkan kantor ini. Maka dengan adanya aplikasi penjadwalan klien ini kendala tersebut bisa diatasai,” kata Samsul.

Program Kemitraan Masyarakat (PKM) ini diperoleh Universitas Gunadarma atas hibah pengabdian masyarakat yang diterima dari Direktorat Riset dan Pengabdian Masyarakat Direktorat Jendral Penguatan Riset dan Pengembangan Kementrian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi tahun 2020.

Pelaksana dan pembuat aplikasi dari kegiatan pengabdian masyarakat ini merupakan kolaborasi 3 dosen dari bidang yang berbeda, Dr. Dewi Agushinta Rahayu (Ketua) dari Program Studi Sistem Informasi; dengan anggota Dr. Sugiharti Binastuti, SE., MM dari Program Studi Manajemen dan Anita, ST., MT dari Program Studi Teknik Industri. Kegiatan ini juga sebagai salah satu bentuk pengabdian Civitas Akademika Universitas Gunadarma kepada masyarakat.

Dr. Dewi mengatakan, solusi permasalahan untuk Mitra ini prioritas utamanya adalah terkait dengan proses penjadwalan klien dan pengelolaan data klien.

“Dengan adanya Program Kemitraan Masyarakat (PKM) ini diharapkan dapat memberikan solusi berupa pembuatan aplikasi penjadwalan klien, termasuk pembuatan basis data dan sebagai promosi kantor konsultan hukum SFS secara daring dalam menanggulangi kegiatan proses bisnisnya,” jelas Dr. Dewi.

Gambar. Kinerja Tim dan tampilan aplikasi

Kegiatan Program Kemitraan Masyarakat ini berjudul “Aplikasi Penjadwalan Klien pada Kantor Konsultan Hukum Samsul-Fatkhul-Sapto (SFS) Menggunakan Metode RAD”.

“Metode yang kami gunakan adalah metode Rapid Application Development (RAD) yang terdiri dari 3 (tiga) tahapan yakni Rencana Kebutuhan, Proses Desain dan Implementasi. Pada tahap rencana kebutuhan, hal yang dilakukan adalah mengidentifikasi kebutuhan yang diperlukan untuk membuat aplikasi. Tahap selanjutnya adalah proses desain. Pada tahap ini dilakukan perancangan aplikasi yang diusulkan guna memenuhi kebutuhan untuk membuat rancangan aplikasi. Tahap impementasi merupakan tahap yang disajikan berupa pembuatan tampilan yang kemudian diujicoba”,  tambah Dr. Dewi.

Tim PKM ini telah melakukan identifikasi dan analisis serta perancangan terhadap proses pembuatan Aplikasi Penjadwalan Klien pada Kantor Konsultan Hukum Samsul-Fatkhul-Sapto (SFS) setelah melakukan wawancara langsung dengan mitra kantor konsultan hukum SFS di Depok. Kegiatan sudah selesai dan berada pada tahap pemeliharaan, dan sudah dihosting. Pembuatan aplikasi menggunakan metode RAD, merupakan sarana untuk menginformasikan kantor konsultan hukum SFS dan sarana bagi klien dalam membuat jadwal bertemu dengan pengacara menggunakan teknologi.

Dr Dewi mengatakan bahwa, aplikasi ini dibuat menggunakan metode front-end dan back-end. Front-end merupakan halaman utama ketika pengguna pertama kali mengakses, untuk memberikan informasi kepada masyarakat umum mengenai kantor konsultan hukum SFS. Pada front-end website akan terdapat 9 menu yaitu beranda, profil, layanan, artikel hukum, jadwal, kontak, peta situs, masuk pengguna dan daftar pengguna. Aplikasi dibangun menggunakan framework Laravel dengan tool bahasa pemrograman PHP dan database MySQL untuk menyimpan dokumentasi secara daring.

Kehadiran aplikasi ini mendapat respon baik dari pihak konsultan hukum SFS. Bapak Samsul berharap dengan aplikasi ini diharapkan kantor konsultan hukum SFS dapat meningkatkan pelayanannya secara daring dan pengelolaan data serta dokumentasi menjadi rapi dan terinventarisir.

Tim menjanjikan bahwa akan terus dilakukan pemantauan dan evaluasi pada aplikasi dan Mitra sebagai pengguna aplikasi sehingga dapat diperoleh informasi kelemahan dari aplikasi dan mengetahui keefektifan penggunaan aplikasi ini bagi masyarakat. Pemeliharaan akan dilakukan selama lebih kurang 2 (dua) tahun untuk melihat kesinambungan dan keberlanjutan dari proses bisnis dari kantor konsultan hukum SFS. Aplikasi hasil Program Kemitraan Masyarakat ini dapat diakses di URLhttps://www.kantorkonsultanhukumsfs.com.

Gambar. Tampilan awal aplikasi